Draaiboek / stappenplan het co├Ârdineren van wedstrijden

Sommige punten zijn op bepaalde wedstrijden niet van toepassing maar dat wijst zichzelf.

  1. Wedstrijd datums vaststellen voor deel 1, 2 en 3. let op de vaste vakantieperiodes zoals bouwvak en dergelijke – andere en al opgenomen wedstrijden in de agenda. Datums doorgeven aan het bestuur ruim voor de bestuursvergadering die ter voorbereiding van de ALV is zodat deze geplaatst kunnen worden op de website en de deelnemers ook weten voor wanneer ze zich opgegeven hebben en zodat het bestuur deze datums opnieuw kan mededelen aan de leden tijdens de ALV.
  2. Vaststellen wie de medewerkers zijn naast het bestuurslid die spreekbuis is naar de bestuurstafel, wie maakt het wedstrijdverslag, wie houd de scores/vangsten bij. Leiders in de wedstrijd medaille gereed houden
  3. Documenten uitprinten, zoals kaart en zone overzicht Noorderplas – invullijsten score kaart met vangstresultaten – lotnummers, plastic hoes of tas met hierin pennen voor zaken op te schrijven.
  4. Deelnemers koppel lijst samenstellen, betalingen / inleg laten overmaken / betalen, wie draagt zorg voor de betalingen. Deelnemers toevoegen/verwijderen uit de Whatsapp groep HSV-OGM Karper koppelwedstrijden. Deelnemers wijzen op het karper-wedstrijdreglementen en andere reglementen.
  5. Op de aanvang-dag een van de bestuursleden contact laten opnemen (de politie laten bellen op 0900-8844) en op de hoogte stellen van de activiteiten in en om de Noorderplas, als adres Burgemeester van Zwietenpad opgeven met aanvang tijdstip wedstrijd en einde wedstrijd i.v.m. kortstondig de auto’s in het park die stapvoets moeten rijden met alarmlichten aan.
  6. Weegfiets naar de waterkant halen inc. weegmiddelen als klok en weegstok.
  7. Als er plannen zijn voor catering, wie regelt dit dan.
  8. Weegfiets en weegmiddelen ergens stallen, vooraf overleggen bij wie onder te brengen en wanneer deze weer nodig is.
  9. Sponsoren prijzen overzicht maken, eventuele prijzen ophalen bij de sponsoren (voorkeur ruim voor het nieuwe jaar). Bokalen bestellen bij b.v. Budgettrophy. 2 bokalen 1e prijs koppel, 2 bokalen 2e prijs koppel, 2 bokalen 3e prijs koppel, 1 bokaal individuele winnaar, 1 bokaal zwaarste karper.
  10. Vaststellen datum van de prijsuitreiking in de Schans (tijdens de nieuwjaarsreceptie), in overleg met het bestuur deze datum laten vastleggen/reserveren bij De Schans en datum ook op laten nemen in de website-agenda. Mondeling de sponsoren benoemen en bedanken tijdens de prijsuitreiking en de ALV.
  11. Wedstrijd mededelingen die nodig zijn plaatsen op website en nalezen reglementen.
  12. Onvoorzien !